Escritório de advocacia: como guardar documentos de clientes com segurança e de acordo com a LGPD

Escritório de advocacia vive de documento: procuração, contrato, petição, laudo, conversa de cliente impressa em PDF. Muita coisa ali é sigilosa, e boa parte tem dados pessoais de terceiros. Mesmo assim, é comum ver tudo isso espalhado entre o computador de cada advogado, o e-mail pessoal e uma conta gratuita de armazenamento que ninguém sabe quem abriu. Organizar não exige uma estrutura grande. Exige algumas regras simples, seguidas por todos. 1. Uma pasta por caso, com a mesma estrutura Cada processo ou caso ganha uma pasta, com subpastas que se repetem: Documentos do cliente, Peças, Provas, Correspondência. Nome de arquivo com data na frente (2026-10-25 Contestação.docx) deixa a ordem clara e evita o famoso contestação final v2 agora vai.docx. 2. Acesso por pessoa, e não por senha dividida Senha compartilhada entre sócios, estagiários e secretária é o caminho mais curto para o vazamento: ninguém sabe quem acessou, e trocar a senha quando alguém sai do escritório vira um problema. Cada pessoa com o seu usuário permite dar acesso só aos casos em que ela trabalha e tirar esse acesso no dia em que ela deixa o escritório. 3. O cliente envia por link, não por WhatsApp Documento de cliente que chega pelo WhatsApp fica no celular de quem recebeu, no backup desse celular e às vezes no computador ao lado. Uma pasta com link de envio para cada caso concentra tudo num lugar do escritório. Encerrado o caso, o link é desfeito. 4. LGPD: o escritório também é responsável Pela LGPD, o escritório responde pelos dados pessoais que guarda, inclusive os das partes contrárias e das testemunhas. Três cuidados ajudam muito: guardar só o necessário, dar acesso só a quem precisa e saber em que fornecedor esses dados estão. Esse último ponto passa por ler a política de privacidade de quem guarda os seus arquivos: ela precisa dizer onde os arquivos ficam, se ficam cifrados e se são usados para outra finalidade, como publicidade. 5. Peças editadas juntas, com histórico Quando o sócio revisa a peça que o associado escreveu, mandar o arquivo de um lado para o outro gera versões paralelas. Editar o documento junto, no navegador, mantém um arquivo só, e o histórico de versões permite recuperar o texto como estava antes de uma alteração. Como o OMNI da WFree ajuda O OMNI é um espaço de trabalho só do seu escritório: pastas compartilhadas com a equipe, documentos, planilhas e apresentações editados juntos no navegador, agenda, contatos, tarefas e videochamadas. Cada pessoa tem o seu usuário, os arquivos são guardados cifrados e os seus dados não são usados para anúncios. A Política de Privacidade da WFree diz onde fica cada coisa. O OMNI Starter custa R$ 29 por mês para 3 usuários e 30 GB, e você testa 30 dias sem pagar. Testar o OMNI por 30 dias Este texto traz boas práticas gerais e não substitui a orientação jurídica sobre a LGPD no seu escritório.